[Project#14] 프로젝트 매니지먼트에 대한 기본 안내서

하츠네섬 제14대 프로젝트「러브라이브연구부 5th 원정 프로젝트 - 제4부문 일본 애니송 라이브 이벤터를 위한 기본 안내서」

※ 프로마네 (プロマネ; PM)

프로젝트 매니저(Project Manager)의 줄임말로, 프로젝트 관리자를 의미함. PT(프로젝트 팀; Project Team)의 목표를 달성하기 위해 인재, 자금, 설비, 물자, 스케줄을 효율적으로 조정하여 전체의 진척상황을 관리하는 최고 책임자를 뜻한다. 이러한 프로마네가 담당하는 관리업무를 일컬어 프로젝트 관리[Project Management]라고 한다.

프로마네가 갖추어야 할 능력으로는 KY(위험예지)를 통한 리스크 매니지먼트(risk management), 스스로의 능력 향상과 차기 프로젝트를 위한 개선사항을 반성/숙달하는 JK(자기관리)활동 등이 있다.

프로마네를 한국에선 '총대'라고 부르는 듯하네요. 어떤 프로젝트에 대해 무언가 하는 사람. '리더'같은 거창한 단어를 쓰기보단 저쪽이 조금 친근감(?)이 있는 모양입니다.

팬덤활동에서 세우는 기획이라면 대표적으로는 화환이 될 수도 있고, 메시지북, 콜북 등 종류는 다양합니다. 여기서는 화환기획을 중심으로 간단히 프로마네의 업무에 관해 설명하려 합니다. 아래부터는 말을 놓을게요.

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■ 프로젝트 매니지먼트 전체 업무 흐름도

기획 → 공정설계 → 리스크관리(KY) → 기획발표 → 공정관리(실무) → 본방 → 사후처리(after대응) → 반성회(JK)

1. 기획 : PT구성, 필수정보확인

① PT(Project Team)구성 : 실제 업무를 진행할 실무팀으로, 본부격.

→ 서브마네(부총대?), 회계관리(돈거두고 입금확인등), 공정관리(스케줄관리) 담당 등.  다만 규모가 작을수록 겸임이 많고, 겸임이 많을수록 나중에 과로할 가능성이 높다.(..)

→ 라인이나 카톡에 방하나 개설하는게 일반적. 무슨 일이 생기면 제일 먼저 여기서 회의를 할 것.

② 필수정보확인 : 라이브 개최성우, 개최장소, 개최날짜 및 시간, 라이브 운영팀 및 담당자 연락처

→ 가장 기본적인 정보. 보통은 라이브 안내 공식페이지에서 확인 가능. 누구나 항상 볼 수 있도록 액세스가 편한 곳에 보존, 링크를 추천.

→ 라이브에 따라서는 사전 약속 없이 화환을 보내면 안 받아주는 곳도 있다고. 미리 확인하자. 물론 받아줄 것 같은(..) 곳이면 나중에 다시 연락해도 좋다. 성우에게 먹을것 등 선물을 하려면 성우사무소 공식채널을 통해 문의한다.

→ 팬북, 메시지북은 라이브장에 가져가서 프레젠트박스에 넣어야 하므로 현지 라이브에 직접 가는 사람이 필요.

→ 업체 및 외주 선정 : 화환을 예로 들자면, 어디다 화환제작을 부탁할지 꽃집을 선정하고 제작 및 배달, 철거가 가능한지 여쭙는다. 일러스터랑 접촉해서 그림을 그려줄 수 있는지 물어보고 가계약을 한다. 메시지북이나 콜북이라면 인쇄소랑 이야기하고 견적을 상담한다. 성우초청기획이면 매니저와 상담 후 기획서를 소속사에 제출...(인데 이건 없겠지)

2. 공정설계 : to do list 및 스케줄 작성

① to do list : 화환을 보내기 위해서 무엇을 해야 하는가를 일단 생각나는대로 적는다. 모르면 모르는대로. 방법을 알고 모르고는 지금 중요한게 아님. 어차피 나중에 추가하게 된다. (예:꽃집을 찾는다. 조율하고 선정한다. 일러스터랑 계약을 맺는다 등)

② 스케줄 작성 : 일정설계는 1주일 단위가 적절. 빈 A4용지라도 내놓고 오른쪽에 세로선을 3개 긋는다. 가장 오른쪽 선은 라이브 끝나고 1주일 뒤, 가운데선은 라이브 당일(D-day), 왼쪽선은 라이브 시작 1주일 전이다.

→ 모든 프로세스(프로젝트 과정)은 라이브 시작 1주일 전에 끝나는 것이 가장 이상적. 즉, 왼쪽선은 잠정적 데드라인.
→ 라이브 당일엔 설치, 전달 및 인증샷 게재 등.

→ 라이브 끝나고 일주일 내로 참여자에 대한 감사인사, 회계결산 등의 애프터 처리를 완료한다.

→ ①에서 작성한 to do list를 스케줄 위에 배치한다.

이상의 공정설계가 완료되면 1번에서 가계약 혹은 견적을 의뢰한 업체나 일러스터와 상담하여 커미션 및 정식계약을 체결한다.

3. KY : Kiken Yochi 위험예지 = 리스크 매니지먼트

분위기 파악하라는 소리가 아닌 아니, 어떤 의미로는 맞을지도. 본디 KY는 일본 공업용 표준단어로, 危険予知에서 비롯되었다. 건설현장에 가면 일을 시작하기 전에 반드시 KY를 하도록 정해져 있다.

① 공정설계에서 작성한 스케줄과 to do list를 놓고, 예상되는 문제점과 발생할 수 있을 법한 트러블을 예측
→ 일러스터를 못찾겠다. 참여자가 저조하다. 돈이 모자란다. 프로마네가 잠적한다. 회계담당이 돈을 들고 튀었다(..) 등. (농담입니다.) 

② 위 사태가 벌어졌을 경우 어떻게 대처할 것인가를 미리 논의하여 대비책을 검토한다.

생각대로 진행되는 프로젝트란 존재하지 않는다. 정도에 따라 달라도, 예상치못한 일이 벌어지는 것이 현장이고, 팀원이나 참여자들의 삽질은 언제나 프로마네의 상상을 초월한다.(..) 예상되는 문제점에 대해서 플랜B, 플랜C 등의 대비책은 반드시 필요하다.

시간이 없으면 아래 4번과 더불어 동시진행도 가능하지만, 급한 업무가 아니다 보니 뒤로 밀리다가 기억 속으로 사라지기 십상. 프로마네가 책임지고 지휘해서 꼭 해주시길 바람.

4. 기획발표 및 공정관리

이제야 흔히 프로마네 혹은 프로젝트팀의 업무라고 상상하는 것이 정식으로 시작됨.

· 외부에 정보 해금 : 블로그나 트위터, twitpia 등으로 기획을 소개.
→ 현재까지의 진행정도, 향후 스케줄 및 중간보고예정, 참여자 모집, 참여방법 등. 입금이 관련될 경우 회계관리가 수시로 업뎃 필요.

· 커뮤니케이션능력이 가장 중요. 프로마네(PM)는 항상 전체 업무의 진척을 수시로 확인. 일을 맡겼더라도 중간에 '잘되고 있어요?'하고 한번씩 물어봐주는 것도 중요. 팀원은 프로세스에서 발생한 사소한 일이라도 회의에서 빼놓지 말고 이야기를 한다.

· 생기는 문제점은 먼저 내부에서 논의한다. 트위터 등으로 내부사정을 함부로 발설치 않도록 주의.

· 공식채널을 통하여 진척상황을 일반참여자분들께 알려서, 문제없이 잘 진행되고 있다는 신뢰를 쌓는다. 중간보고횟수는 월 1~2회가 적절.

· 프로젝트 규모가 클 경우, 窓口라고 하여 외부를 전담하는 팀원을 둔다. 프로젝트팀에 대해 완장질한다느니 등 안좋은 소문이나 허위사실을 떠들고 다니는 블랙리스트에 대한 대항을 맡는 경우도 있다.(보통 헛소리 워리어는 개념이 미흡한게 보통이라 무시당하긴 한다)

· 마지막 중간보고(본방 1주일 전) : 모든 공정이 잘 끝마쳤음을 참여자들에게 보고. 콜북이나 메시지북 등은 최종결과물의 인증샷과 함께 마지막 중간보고를 올린다. 공식 (성우사무소, 라이브운영 등) 에 한번 더 연락하여 '우리는 팬들인데 이러이러한 것을 전하려/화환을 드리려 한다'고 재차 확인차 미리 말씀드린다.

5. 본방

4th의 럽라연구부처럼 콜북배포, 참여자들의 현장 안내를 하지 않는다면, 의외로(?) 본방에서 할일은 그리 많지 않다. 제작된 선물을 프레젠트박스에 쏙. 혹은 화환의 경우 인증샷을 찍어서 올린다.

라이브 현장에서 PT와 참여자끼리 사이좋게 물판에 줄서거나, 끝나고 뒷풀이파티를 가지며 성우의 아름다움을 찬미(..)하는 것도 OK.

6. 사후처리

라이브 후 일주일 내로 실시할 것.

① 회계결산 : 회계관리가 중심으로, 들어온 돈과 나간 돈을 결산. 몇천원 정도의 싼 것은 간이처리를 하더라도, 화환본체 등 규모있는 것은 단체명으로 영수증을 받아서 인증. 혹시 외부에서 태클이 들어올 경우 내역공개가 가능할 레벨까지 만들어두는 것이 좋다.

② 謝礼(감사인사) : 프로마네가 대표로 작성한다. 실무로 고생한 PT원, 돈을 내준 참여자분들께 대한 감사, 결산 보고, 느낀 점 등. 크레딧 작성까지 하는가 등은 취향대로.

7. 반성회 (JK)

JK또한 KY와 더불어 일본공업표준단어 중 하나. 여고생이 아니고 自己管理(자기관리)의 이니셜. 한국식으로 말하면 반성회 정도쯤 되려나. 반성이란 단어 자체에 부정적 의미가 없진 않으나, 간단히 말해 처음부터 끝까지 함께 고생한 PT원끼리 갖는 뒷풀이라 보면 된다.

그간 있었던 일에 대해 술회를 하며, 말 못했던 고생한 점, 어려운 점, 이걸 이렇게 하면 더 좋았을 것, 저걸 저렇게 했으면 좋지 않았을까 하는 점 등을 허심탄회하게 나누고.. 차기 프로젝트의 시금석으로 삼는다.

"그동안 수고하셨습니다"하는 마지막 인사와 더불어 하나의 프로젝트를 깔끔하게 마치고 나면, 뭔가 세상이 지금까지와 달라져 보일지도 모른다. 아님말고

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SSA단에서 성우초청기획 프로젝트 팀원으로 2-3년간 익힌 실무. 개인적으로 맡았던 것 중엔 가장 대규모였던 2014년의 럽라. 2015년 홋쨩과 다카포의 헌화 프로젝트를 거치며 쌓은 경험을 바탕으로 작성하였습니다. 이런 실무의 진행방법을 정리한 것을 일본에서는 업무매너(業務マナー;ぎょうむマナー)라고 합니다. 최근 개인활동을 시작한 나마뮤즈에게 뭔가 해주고 싶은데 방법을 잘 몰라서 문의주는 분들이 많아서 정리를 해봤습니다.

여러분들도 생각이 안날뿐이지 대부분 프로마네를 경험했을 겁니다. 대학의 팀프로젝트 혹은 협동과제도 훌륭한 프로마네의 일종. 협동심을 기르긴커녕 천하의 개XX을 알아보는 좋은 기회.

그나마 학생땐 학점만 까이지, 밥벌이하러 회사들어갔는데 프로마네 개념이 안잡힌 팀장 만나면, 일지시는 부정확하게 아무렇게나 던져주고 진척관리도 전혀 안하다가 갑자기 왜 똑바로 안하냐고 호통치는 생지옥을 만날 수도 있습니다.

프로마네 기술은 강의만으로도 밥벌이가 가능할 정도로 쉽지 않고, 역으로 이걸 잘하는 사람은 사회에 나가서도 일을 잘 한다고 인정받을 수 있습니다. 기획 세울때 수금하는 경우가 많은데, 남의 돈이 들어가는 이상 막연히 잘될거라 너무 쉽게 생각하지 말고 약간의 진지한 각오를 해주셨으면 좋겠네요.

프로마네에서 가장 중요한게 무어냐, 하는 질문을 받는다면.. 보통은 '돈!'을 떠올리는 모양이지만, '참여자와의 신뢰관계'가 가장 중요하다고 생각합니다. 우리 팀은 목표를 달성할 수 있다, 프로젝트는 무사히 진행되고 있다, 여러분들이 주신 돈을 가치있게 활용하였다, 여러분들의 마음을 성우에게 잘 전달하겠다.. 그런 신뢰감을 참여자들에게 심어주는 것이 돈보다도 더욱 중요한게 아닐까 싶어요.

첨언하자면, 결과뿐만 아니라 진행하는 과정 또한 참여자, 프로젝트팀, 프로마네 본인에게도 좋은 추억이 되도록 공정을 설계하면 좋겠습니다. 홋쨩 헌화 프로마네를 맡으면서 데레마스 시부린의 꽃집에 찾아가서 부디 명함만이라도 교환한다든가, 성우사무소에 찾아가서 매니저랑 업무이야길 나누거나, 럽라에서 성우들과 접근전을 치러 코멘트를 받았던 것 등은 목적이 아닌 과정이지만 그것도 좋은 추억이었습니다.

사랑하는 성우에게 기념할 수 있는 무언가를 드리고 싶어서 고민하는 분들께 이 글이 도움이 될 수 있길 바랍니다.

다카포봇 동결해놓고 요즘 가만히 휴식하고 있는 하츠네섬에서 드림.